Enterprise 2.0: Buscando la Herramienta Correcta (Parte 5 de 9)

Si quieres implementar Enterprise 2.0 tomando el camino directo y no por un camino largo, te recuerdo que primero debes de obtener la Justificación basada en las necesidades de los usuarios y no por una mera tecnoloujuria. Es por eso que, para mi personal punto de vista, apenas en esta quinta entrega cobra relevancia la tecnología. No antes.

Cuando analizamos, desde la perspectiva de Informática, los sitios que “cumplen” con el concepto Web 2.0, nos damos cuenta de que esos sitios son realmente Herramientas que facilitan que los internautas carguen información en la Internet (en forma de texto, archivos multimedia, etc) sin conocimiento previo de HTML, lenguajes de scripting, XML, programación visual, bases de datos, redes, telecomunicaciones y un muy largo etc.

Por lo cual, cuando queremos implementar Enterprise 2.0 (Web 2.0 pero para la empresa) entonces lo que tenemos que buscar es una Herramienta que permita que nuestros usuarios puedan cargar información en la intranet sin un conocimiento previo de las tecnologías antes mencionadas y sin la ayuda directa del equipo de Sistemas.

Los conceptos más fáciles de implementar en la empresa son los Wikis y los Blogs. Ya que están netamente orientados a los trabajadores de conocimiento (que actualmente representa a la mayoría de nuestros usuarios), para ser utilizados como plataformas para compartir conocimiento, autoría colaborativa, coordinación de proyectos y tantos otros ya mencionados en otra entrega.

Afortunadamente son publicadas, bajo licencia Open Source, muchas de las herramientas que se utilizan para algunos de los sitios de Internet que han popularizado la Web 2.0. Es así como podemos encontrar la Herramienta Wiki (http://www.mediawiki.org/) de Wikipedia.com, la herramienta utilizada (http://www.wordpress.org/) por uno de los dos blogs mas potentes: WordPress.com. Por lo cual considero que es fácil obtener una herramienta de alta calidad con poca inversión.

Existe una herramienta llamada TWiki (http://www.twiki.org/) que está orientada a Empresas, es fácil de instalar, tiene completa información dentro de su sitio, la programación en Perl es muy simple y fácilmente se pueden realizar adaptaciones, rápidamente puede transformarse en Blog, foro o administrador de contenido y es el proyecto OSS con mayor grado de maduración. Por todo esto, creo que TWiki es el mejor al reducir el riesgo natural asociado con el Open Source Software.

También existen software comercial como SharePoint de Microsoft, Lotus Connection de IBM y SocialText de SocialText, de los cuales este último a mi opinión es el mejor (en cuanto a colaboración), aunque hay otros aspectos a tomar en cuenta en los que se involucra la Integración y es en donde el factor de decisión puede cambiar. Esta discusión la dejaré para otra entrega, ya que hay mucho que decir de estos líderes.

Si deseas revisar cuidadosamente que características son las que mas te convienen de distintas herramientas Wiki, Blog y RSS, consulta este amplio comparativo, por supuesto, en el Wiki mas grande del mundo: Wikipedia.

http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_wiki_software.

Enterprise 2.0: Los Usuarios como un reto (Los Cinco Retos principales Parte 3 de 9)

Los Usuarios son el principal reto de una implementación Enterprise 2.0. Claro está que el proceso de implementar un proyecto de TI no es fácil, eso ya lo sabemos todos, de alguna forma está implícito el lidiar con la famosa "Resistencia al cambio".

Comunicar la importancia de la Enterprise 2.0 a los usuarios que se pretende beneficiar en un ambiente empresarial supone todo un reto, principalmente porque los usuarios entienden algo completamente distinto al hablar de los posibles usos. En este tema existe una diferencia muy marcada entre lo que cree decir TI y lo que los usuarios creen entender.

Parece irónico que cueste trabajo comunicar todos los posibles usos a los potenciales usuarios de una tecnología que está dirigida a facilitar la colaboración dentro de la comunidad a la que pertenecen, que trata de las personas, de las relaciones que establecen, de las formas como éstas interactúan, de sus preferencias, de su conocimiento y que se ha masificado gracias a el uso que ellas mismas le han dado en Internet.

El concepto de la Web 2.0 es fácil, simple y útil en la Internet... pero en un ambiente empresarial es diferente debido a que los trabajadores de conocimiento no siempre ven las ventajas para sus respectivos departamentos. Poniendo un caso simple: El Blog. Muchos usuarios han entrado a leer alguno interesante, pero no ven como aprovecharlo en la empresa o en algunas ocasiones, tienen "miedo" de los mensajes que pudieran recibir por parte de sus clientes (internos o externos). Y aquí empieza el freno de la implementación.

Parte de la razón de la incomprensión radica en que los trabajadores suelen usar software netamente transaccional: Contabilidad, Nómina, Ventas, Administración de Chequeras, Inventarios, etc.; por lo cual no están completamente acostumbrados a las herramientas colaborativas (a excepción del e-mail y la Mensajería Instantánea; y aún existen trabajadores que no están acostumbrados a revisar su e-mail con relativa frecuencia). Por lo cual quieren encontrar usos mecánicos, restringidos y super validados a las herramientas en donde la libertad y la democracia imperan.

Finalmente, puedo asegurar que si hay una luz en este oscuro panorama, por lo que presento a continuación las siguientes recomendaciones para librar este reto:

• Apoyarse y aliarse con los jóvenes trabajadores (sobre todo menores de 25 años). Ellos suelen comprender rápidamente la utilidad de estas tecnologías, encuentran instantáneamente un uso viable y bien dirigido.
• Tener paciencia para dejar que las nuevas ideas y conceptos novedosos maduren en cada usuario hasta que ellos mismos encuentren aplicabilidad en su espacio de trabajo
• Y, principalmente, establecer una base inicial desde la cual partan los usuarios, es decir, que mediante un acercamiento encontremos nosotros mismos un uso relevante y que solo indiquemos en donde pueden entrar a realizar esa actividad.

Descarga de Visual Studio 2008

El nuevo Visual Studio 2008 toma ventajas del Windows Vista y de MS Office 2007, así mismo presenta como características importantes (algo muy parecido a lo que otros ambientes dicen tener): Rapido Desarrollo de Aplicaciones (Rapid application Development - RAD) y Efectiva Colaboración de Equipos. Además presenta herramientas que permiten desarrollar rápida y visualmente aplicaciones web con alto contenido enriquecido y con soporte para AJAX.

Una característica interesante es la de soportar multiples versiones del Framework de .NET (2.0, 3.0 y el nuevo 3.5)

Vamos a ver que nivel de integración tendrá con SharePoint Server 2007

Para descargar las versiones Express sigue este link: http://www.microsoft.com/express/download/

"¿En donde surgió la web 2.0?"

Una pregunta frecuente en la red es ¿En donde surgió la web 2.0? bien, con la siguiente presentación se pretende dar parte de la respuesta, en la presentación están los datos del autor y en donde se puede contactar:

View Upload your own

Enterprise 2.0: Los Cinco Retos principales (Parte 2 de 9 – Justificación)

¿Cómo le decimos a nuestros jefes que la Enterprise 2.0 es "magnífica"?

Primeramente debemos conocer a nuestro cliente interno y procurar una integración en la que nos convirtamos en un socio confiable para ellos, de tal forma que si nos enfocamos en sus necesidades actuales, así como en las necesidades que ni siquiera ellos han detectado, y con un poco de imaginación, podremos encontrar fácilmente cuales son las tareas en las que ellos se verían beneficiados con esta tecnología. Después de esto, ellos se convertirán en fervientes patrocinadores y, junto con nosotros, lucharán para obtener el apoyo directivo y, por supuesto, los recursos requeridos para llevar a cabo la implementación.A manera de lluvia de ideas, a continuación menciono posibles usos a estas tecnologías “2.0”:

Blogs: Zona de Colaboración para Proyectos, trabajos de investigación y autoestudio, dando seguimiento a los avances, las ideas, planteando problemas, refinando soluciones, etc. Los comentarios siempre vendrán de todos los involucrados y se tendría agrupadas las discusiones por temas tratados.

Wiki: Base de Datos de Conocimiento (olvidándonos de que el conocimiento no se puede almacenar y realmente lo que registraremos será información), en donde las áreas beneficiadas serán aquellas mas técnicas como las de informática, talleres de reparación y de mantenimiento. Los Wikis también se pueden utilizar para plataforma de un Portal en donde cada página wiki es una página Web en la que los empleados exponen a sus compañeros (a distintos niveles) los servicios que ofrecen y medios en los que entregan información a sus jefes.

Librerias: Como un Servidor de Contenido en el que se publiquen los formatos oficiales, los únicos procedimientos aprobados, los instructivos mas actuales, los videos de algún procedimiento de reparación o de cursos único y excepcionales, Boletines internos de todo tipo, etc.

Si la herramienta que se implementará tiene una integración con distintos tipos de tecnologías “2.0”, entonces su uso puede transformarse hasta llegar a convertirse en nuestro Portal Empresarial.

De todo esto, el origen de la razón realmente importante por la que se podrá justificar la Enterprise 2.0 siempre nacerá de las necesidades actuales, incluso desconocidas, que tengan los potenciales usuarios. Siempre partiendo de una integración con el cliente.

Enterprise 2.0: Los Cinco Retos principales (Parte 1 de 9 – Introducción)

Típico, nos interesa instalar lo más pronto posible el software de moda que nos permita tener en nuestra Intranet las mismas herramientas que utilizamos en la Internet. Las bajamos de la “gran red”, las instalamos y… Nadie las usa! ¿Por qué? ¿Qué acaso esos “loosers” no se dan cuenta del potencial? ¿No será que son herramientas muy “avanzadas” para ellos? ¿Qué hay que cambiar? ¿al usuario?

Nop! La respuesta es simple: La herramienta no se ha enfocado en los usuarios.
Debido a esto identifico Cinco Retos Principales cuando implementamos Enterprise 2.0 dentro de un ambiente empresarial, a diferencia del concepto de la Web 2.0 en donde el único reto es prácticamente tecnológico, ya que la gente se encargará de descubrir y comprender por si misma como y para qué se usa.

Implementar Soluciones del tipo Enterprise 2.0 involucra, además de la parte técnica, un proceso de maduración en el que habrá que hacer algunas tareas previas esenciales para librar cada uno de los retos mencionados. Por supuesto que esto depende del ambiente particular de la empresa que se quiera beneficiar con este tipo de tecnologías. Esencialmente encontraremos los siguientes retos:

• Justificación
• Gente
• Política
• Herramienta
• Integración

Comprendo que la inquietud de los especialistas en Informática les haga creer que la tecnología ya está “Justificada”, de que la “Gente” una vez que vea el producto corriendo se volcará en usarlo y que eso de Política es muy engorroso como para distraerse; por lo cual pensaré que lo principal es buscar el software, instalarlo y a jugar con él.

Craso error! Ya que la parte técnica es la menos compleja de una implementación de este tipo.
Adicionalmente hay tres tareas básicas que junto con el nuevo ambiente colaborativo, llegarán para quedarse.

En la siguiente entrega veremos la Justificación o "¿y esto para qué sirve?"

Que es la Web 2.0 (Video)

A continuación, un video explicativo acerca de la web 2.0

Enterprise 2.0: Desventajas y retos para los Administradores.

Web 2.0 suena muy bien para los internautas, pero Enterprise 2.0 ya no lo es tanto para el empresario. En Internet se vive una verdadera democracia (la gente tiene el poder de decidir que está “in” y que está “out”), las intranets son cosa aparte.

Las intranets fueron diseñadas para difundir cultura y contenido que a los empleadores les es importante difundir y hacer que permee hacia los empleados. ¿Pero a estos últimos que tanto les interesa? La evolución de los Portales empresariales, de ser un “comité de expertos” que publican contenido “alineado” para todos los trabajadores de conocimiento y pasar a ser un Portal en el que cada trabajador es un autor, con sus propias ideas y visión, del contenido que se publicará a todos los demás empleados, supone un gran reto para el Administrador.

El desafío es hacer que el contenido de estas nuevas herramientas siempre se encuentre alineado a los objetivos del negocio y no se convierta en escenario de debates estériles o repositorios de información ajena a la empresa.

Si en las herramientas colaborativas vas a permitir que los empleados hablen de su trabajo… ¿Que parte de este es confidencial y que parte es público? Es aquí en donde surge la necesidad de definir cual será la información que pueda consultar el resto de la plantilla y cual será la que solo puedan ver unos cuantos.

Algunas webs empresariales permiten que los trabajadores tengan su propio espacio personal con paneles de mensajes como ventas de autos e incluso con fotos de sus vacaciones. Algunos dicen que esto estimula a que los trabajadores le pierdan el “miedo” a estas herramientas colaborativas y que hace que se sientan más a gusto con su centro de trabajo.

Por todo lo anterior, antes de empezar con una implementación de este tipo, las empresas deben establecer claramente sus políticas de uso y explotación de éstas herramienta en donde se marquen los límites de tolerancia, los contenidos aceptados, se clasifique la información y se definan los niveles de acceso.

Enterprise 2.0: ¿Es bueno para tu Empresa?

Sin importar el giro de cualquier negociación, esta nueva ola tecnológica aumenta la colaboración entre las personas a cualquier nivel. Los beneficios que he detectado son los siguientes:

• Compartir conocimiento entre empleados dispersos geográficamente
• Mejor coordinación entre grupos de trabajo (proyectos, talleres, etc)
• La información importante queda catalogada y no extraviada en los buzones de correo.
• Los empleados pueden tener la mala ocurrencia de enfermarse, irse de vacaciones o trasladarse a una nueva responsabilidad sin provocar tantos problemas, ya que el conocimiento de la empresa se queda en estas herramientas (no en los empleados).
• Economiza Recursos de TI (si cada mes se envía un reporte de 300KB a 500 empleados, al año esos únicos 12 reportes ocuparán en toda la infraestructura de TI mas de 2GB!).
• Procura la estandarización de procedimientos.
• Retroalimenta a los Proveedores
• Ayuda a la empresa a comprender lo que les preocupa y lo que valoran sus Clientes.

Y todo esto, al final del día, es dinero, riquezas, utilidades.

Pero la Enterprise 2.0 también tiene sus desventajas…